文房具朝食会＠名古屋メンバーの須藤さんから「クリアホルダー」を送っていただきました。これは、加茂水族館のお土産だとのことです。他県在住のメンバーもZoomの力で参加出来る良い時代になりました。住んでいる場所は遠くても、とっても身近に感じられますね。
クリアホルダーは整理整頓の基本です
僕が会社に入社した時なので30年以上前ですが、その当時はあまりクリアホルダーは文房具として重宝されていませんでした。今で言うレジ袋的な扱いで、完全なる消耗品の域を出ませんでした。誰も大切に使う人はいませんし、可愛いモノもありませんでした。
でも、僕の配属された職場では、とある目的で大量にこれを使う人が集まっていて、仕事で湯水のように使っていたのです。取り出しやすくて、内容物が見やすくて、とっても便利なものだなぁと僕自身は感じていました。とても安いですしね。確か数円で買えるものでした。
この職場では、汚れたり折れたりすると廃却処分してしまいます。僕は廃却用のモノをいただいてきて、まだまだ使えそうなものを選別して、自分のタスク管理をするために使っていました。これはとても便利でしたので、すぐに自分で買うようになりましたけどね。
そのうちに文房具店やお土産屋さんでも広く販売されるようになりました。今では、タスク管理の代名詞として広くみなさんの職場で使われています。この、文房具は整理整頓の基本となるものなのです。
新入社員時代の僕を振り返ってみる
会社に入って仕事を始めた僕ですが、そもそも目的意識も希薄で、一体何をするのかも理解せず、ただ上司に言われたことをこなしていました。毎月の伝票処理に間に合うように、計画を立てて進めないといけなかったのですが、そんなこと気にもしませんでした。
ある日、本を読んでいたら「書類を探している時間が人生の大半を占めている」というような文章にあたりました。まさに、その姿はその時の僕そのもので衝撃的でした。そんなつまらないことのために、人生の大事な時間を浪費しているということに気づかされたのです。
その日から案件ごとにクリアホルダーに入れることを実践しました。そして不要なものでも、一時的にファイリングして、自分のデスクにうず高く積まれている書類の山の攻略に取り組みました。きれいに整理出来るようになるまで試行錯誤して、数年はかかりましたけどね。
その時に読んだ本は、野口悠紀雄先生の本です。
クリアファイル活用法です
机の上に取り組み中だということがわかるようにボックスを設置しましょう。そして、取り組みタスクごとにクリアホルダーに入れた書類をそこに入れていきましょう。終わったら、そこから卒業させて、ファイリングしてしまうのです。ただ、それだけのことで良いのです。
自分の取り組み中の仕事が可視化出来るようになります。新しい案件は左側、順番に右に押し出されていきます。いつまでたってもそこに滞留しているものは、新しい取り組みに変えないと、今のままでは解決出来ません。上司や周囲に早めに相談しましょう。
ひとつのクリアホルダーに入れるのは一案件だけです。複数の案件を入れてはいけません。混乱する元ですからね。紙に印刷されたものは、どんどん捨てても支障はありません。もう一度出力すれば良いし、デジタルの世界に残っていますから取り返しがつきます。
大事なのは手書きで書き付けたものです。なるべくスキャンしておきましょう。
手始めにこのくらい実践してみたら、世界が変わるはずです。是非！
加茂水族館って、どんなところ？
加茂水族館は世界一のクラゲ水族館なのです！怖いけど、見てみたい！
普段は透明なクリアホルダーを使っていれば問題ありませんが、ルールを決めて柄ものを使うのも便利です。とても目立ちますからね。ぜひぜひ、このクリアホルダーを有効に使って事務効率向上を目指してください。また、この内容の記事はまとめて書かせてもらいます。
最後まで読んでいただきまして、ありがとうございます。読者の方に感謝します。
