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『本と文房具とスグレモノ』

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徹底的に簡単!参加者全員が納得できるように会議の要点をまとめる方法

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今日は僕がいつも使う必殺技を伝授します。超簡単便利!参加者全員が納得できるように会議の要点をまとめる方法です。会議を上手にまとめることが出来るようになれば、あなたはもう一流のビジネスマンです。

在宅勤務やテレワークが増えてきたぞ

新型コロナウィルス感染症拡大防止措置が再び日本のいたるところの都市でとられることが決まりました。これにより、在宅勤務期間が延長になった人、新たにそんな勤務形態に変わられた人がいらっしゃると思います。

とてももどかしく感じるでしょうけれど、だんだん慣れてきましたよね。自分の決まった範囲の仕事を自分の家で自由に仕事が出来るって素敵なことです。そしてなによりも通勤時間を使わないでいられるっていうのが魅力ですね。

日本のビジネスパーソンは生産性が低いと言われていますが。この通勤時間というのも大いに足を引っ張っている原因のひとつだと思われます。その新しい働き方の中で、何か新しいものを掴み取りたいですよね。きっと役に立ちます。

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そんな中、会議は1日1回くらいあるみたい

そんな在宅勤務になっても、1日1回くらいは会議があるみたいです。まあ、zoomかteamsのオンライン会議でしょうから、そんなに身構えることはないでしょう。でも、せっかく会議をやるからには「決める」ことが大事です。

そこをおろそかにしてしまうと会議が台無しになってしまうんです。

今日は僕がいつもやっている、超簡単に、参加者全員が納得できる会議の要点のまとめ方を伝授しましょう。ちょっと勇気のいる行為も入っていますが、それでみんなが助かるなら万々歳ですからね。是非とも、トライしてください。

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ちょっと寄り道して、トヨタの8ステップ

starhillplan.com

このサイトに飛んでいただくと、トヨタ自動車が編み出した問題解決手法がわかりやすく書いて有ります。僕はここの会社の人間ではないのですが、上司が「A3仕事術」の信者で、よくこの大きさにまとめさせられました。

今、振り返ってみると大変役に立ったのですが、その時は気がつきませんでしたね。

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全員納得できる会議のまとめ方

さて、みなさんの期待している本題に入ります。

徹底的に簡単!参加者全員が納得できるように会議の要点をまとめる方法は、こんなまとめ方です。30分の会議だとしたら、20分あたりで結論をつけて声にだして発言するのです。「この会議って、◯◯さんが来週までに◯◯をまとめて報告してくれたら良いんですよね?」と。

この発言を聞いて参加者が全員頭を抱えて悩んでも構わないのです。自分の主観で発言しましょう。そうすると責任ある人が「その通り」とか「違う!◯◯さんだ!」とか言ってくれるのです。そこを全員で合意して一件落着です。

会議は、「誰が、いつまでに、何をする」が決まればとりあえず成功です。

いわゆるたたき台を作って参加メンバーに確認してもらい、軌道修正して、その内容を最後に議事録に書いて参加者に配布すればそれで終わりです。簡単でしょう?この声を出すことと、いったんまとめのに勇気が要りますけどね。

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こういう会議に使える文房具

 こういうテレワークにアピカのフィグラーレっていうノート良いですよ。Zoom会議映えしますので、じゃんじゃん書いてあげてくださいね。

最後まで読んでくださいまして、ありがとうございます。読者の方々に感謝です。

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